ТЕМА №3: ФОРМЫ В ACCESS

ЦЕЛЬ РАБОТЫ: ПОЛУЧЕНИЕ НАВЫКОВ РАБОТЫ С ФОРМАМИ В ACCESS.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ:

1. Мастера для создания форм.

2. Редактирование данных с помощью форм.

3. Фильтры.

4. Режим конструктора.

5. Создание элементов формы.

6. Флажки и переключатели.

7. Списки и поля со списками.

8. Рисунки и другие объекты.

9. Мастер диаграмм.

10. Вычисляемые элементы управления.

11. Построитель выражений.

12. Формы для связанных таблиц.

13. Контрольные вопросы и задания.

Формы являются наиболее удобным средством отображения данных в ACCESS.

1. Для создания новой формы следует открыть окно базы данных.Затем выберите пиктограмму ФОРМА и нажмите кнопку СОЗДАТЬ.Затем нажмите ОК . В диалоговом окне "Создание формы " выберите таблицу, для которой будет создаваться форма. Затем запустить мастер форм, нажав кнопку МАСТЕРА.

Мастер последовательно выводит на экран несколько диалоговых окон, с помощью которых создается форма. В первом диалоговом окне необходимо определить, какие поля таблицы должны быть отображены в форме. Невыбранные поля в форме не указываются. Во втором диалогом окне выбирается внешний вид формы. В распоряжении пользователя имеется пять вариантов. После того как в следующем диалоговом окне будет задан заголовок, завершите создание формы, нажав кнопку ГОТОВО. После завершения создания формы ее нужно сохранить, для этого выбрать команду ФАЙЛ\СОХРАНИТЬ ФОРМУ.

Кроме мастера одностолбцовых форм, ACCESS предоставляет в распоряжение пользователя еще четыре мастера по созданию форм.

2. Формы используются для ввода и редактирования данных. Смена текущей записи производится с помощью кнопок прокрутки или командой ЗАПИСИ\ПЕРЕЙТИ , которые позволяют просмотреть все записи. Для ввода новой записи следует переместиться в строку, следующую за последней записью.

Существует пять типов оформления формы: Стандартный, Подчеркнутые поля, Поля с тенью, Поля в рамках, Утопленные поля.

Данные можно просматривать в режиме формы или в режиме таблицы. Переключение между режимами производится с помощью пиктограмм, расположенных в левой части панели управления.

3 . Благодаря фильтрам можно отображать в форме только те из записей таблицы, которые удовлетворяют определенным критериям.

Откройте форму, данные для которой надо отфильтровать, выберете пиктограмму ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР , чтобы потом в области бланка задать фильтр. Отбуксируйте в область бланка поля, для которого требуется установить фильтр. В строке " Условие отбора " задайте выражение для фильтра. При необходимости в строке " Сортировка " можно указать порядок сортировки. Чтобы снова перейти к отображению в форме всех записей следует выбрать пиктограмму ПОКАЗАТЬ ВСЕ ЗАПИСИ . Аналогичным образом фильтры используются в таблицах.

4. Для изменения характеристик элементов формы следует открыть ее в режиме конструктора. Для этого в окне базы данных укажите на ее имя и нажмите кнопку КОНСТРУКТОР . После этого необходимо определить вид, какого элемента надо изменить. Следует выбрать этот элемент, указав на него курсором и нажав левую кнопку мыши. Для выбранных элементов с помощью панели управления можно изменить вид и размер шрифта, его свойства (начертание, размер и т.д.), а также определить цвет.

Каждая форма состоит из трех областей: заголовок \ примечание формы, верхний \нижний колонтитулы (область данных), которая отображается всегда.

Управление отображением остальных областей осуществляется с помощью опции ЗАГОЛОВОК\ПРИМЕЧАНИЯ ФОРМЫ и КОЛОНТИТУЛЫ.

Позиция элемента окна изменяется буксированием. Для этого необходимо нажать соответствующий элемент левой мышью и, не отпуская кнопки, переместить элемент в нужную позицию.

Список свойств элементов формы можно открыть либо двойным нажатием элемента мышью, либо с помощью соответствующей пиктограммы.

5 . Элементы формы позволяют отобразить на экране гораздо больше информации, чем данные из таблиц.

Для создания новых элементов используется панель элементов, которая открывается командой ВИД\ПАНЕЛЬ ЭЛЕМЕНТОВ. Затем выберите на панели пиктограмму ПОЛЕ и нажмите мышью пустое место в области верхнего колонтитула формы. После создания нового поля выберите его подпись и откройте окно свойств. В поле "ПОДПИСЬ ПОЛЯ" введите значение ДАТА . Этот текст автоматически будет отображаться для вновь созданного текстового поля. Выберите поле и вызовите список свойств. В поле "ДАННЫЕ " введите выражение: =DATE(). Впоследствии оно будет заменено на текущую дату.

Если переключиться в режим формы ( ВИД\ФОРМА ) в поле будет отображена текущая дата. Чтобы выделить поле, можно с помощью элемента ПРЯМОУГОЛЬНИК заключить поле и его подпись в рамку.

6 . Флажки и переключатели облегчают ввод данных в логические и числовые поля, которые могут содержать только фиксированные значения.

Флажок создается с помощью одноименной пиктограммы. Затем следует вызвать список свойств и в поле "Данные " указать поле исходной таблицы. Для создания группы переключателей надо создать группу (пиктограмма ГРУППА ), а затем разместить в ней отдельные переключатели.

7 . Списки служат для ввода в таблицу одного из значений списка.

Создайте форму на базе подчиненной таблицы. Для того чтобы внести в нее изменения откройте ее в режиме конструктора. Потом, используя элемент меню ВИД\СПИСОК ПОЛЕЙ или соответствующую пиктограмму, откройте список полей. На панели элементов выберите список. Из списка полей исходной таблицы буксируйте, например, " М1" на свободное место в форме. В результате ACCESS автоматически создает список, который посредством свойства "Данные " связано с полем "М1". Для того чтобы определить какие данные должны находиться в списке, надо открыть окно свойств списка. Потом для свойства "Источник строк " нужно указать имя таблицы. В поле "Число столбцов " надо установить значение. Также необходимо указать поле, которое должно отображаться в списке. Номер столбца задается в поле " Связанный столбец".

Поля со списком создаются таким же образом, что и поле списков. В результате вы также сможете воспользоваться списком для выбора нужного значения. Однако список поля не постоянно отображается на экране, его следует активизировать путем нажатия кнопки открытия списка.

8 . Форму можно дополнить рисунками и графическими элементами (линии, прямоугольники). Для вычеркивания линий и прямоугольников надо выбрать соответствующую пиктограмму и нажать мышью пустое пространство в форме. Для размещения объекта в форме надо выбрать пиктограмму РАМКА ОБЪЕКТА .

После определения размера объекта, появится диалоговое окно "Вставка объекта ", в котором нужно выбрать инструмент для создания объекта или сам объект. Это может быть, например, рисунок PAINTBRASH.

9 . Диаграммы позволяют наглядно представить данные из таблиц.

Необходимо запустить мастер формы ДИАГРАММА . Мастер диаграмм создаст новую форму с трехмерной круговой диаграммой, на ней каждой категории соответствует один сегмент, но рядом с его обозначением представлено не название категории, а только ее номер. Чтобы заменить номера категорий их названиями, надо дважды нажать мышью диаграмму. В результате этого запускается OLE-СЕРВЕР MICROSOFT GRAPH . В диалоговом окне "INSERT\DATE LABELS " следует выбрать опцию SHOW VALUE и нажать ОК . Подтвердить изменение надо путем нажатия команды FILE\EXIT AND RETURN TO ФОРМА.

10 . Вычисляемые элементы управления делают ненужным наличие калькулятора рядом с компьютером. Элементы могут быть связанными и несвязанными. Связанные элементы привязаны к полю исходной таблицы или запроса. Несвязанные элементы отражают результат вычисления.

Создайте форму для таблицы и откройте ее в режиме конструктора, выберите пиктограмму ПОЛЕ , а затем укажите мышью место в пределах формы, в результате чего ACCESS создаст новое поле и подпись. Откройте список свойств, выбрав вначале нужный элемент, а потом команду ВИД\СВОЙСТВА. Для свойства “ДАННЫЕ ”, введите выражение, которое будет вычисляться для каждого элемента таблицы, а результат вычисления - отображаться в форме.

11 . Построитель вычислений помогает ввести сложные выражения. С помощью построителя вычислений в форме создается поле, в котором отображается полный адрес издательства. Откройте форму в режиме конструктора и разместите в ней новое поле. Нажмите кнопку вызова построителя в поле ДАННЫЕ , в результате запустится построитель.

Из трех списков можно выбрать имена полей или функций, которые должны находиться в соответствующем поле. Элемент можно добавить в область ввода двумя различными способами. Следует либо выбрать элемент и нажать ДОБАВИТЬ , либо дважды нажать нужный элемент мышью.

Создайте выражение и выйдите из построителя выражения с помощью OK . Данное выражение будет введено в качестве значения свойства «ДАННЫЕ » поля. С помощью функции Ucase можно сделать все буквы текста заглавными.

12 . Форма может отображать информацию из связанных таблиц.

Форма для связанных таблиц создается на основе главной таблицы. В качестве мастера форм надо выбрать - СОСТАВНАЯ ФОРМА . В первом диалоговом окне мастера нужно выбрать подчиненную таблицу. Данные этой таблицы позднее будут представлены в подчиненной форме. После этого мастер создает подчиненную форму, которую надо сохранить. Имя формы задастся в окне диалога.

1. Создать форму.
2. Отобразить в форме только те данные, которые в соответствующем поле содержат текст «дата».
3. Перейти к отображению в форме снова всех записей.
4. Ограничить ввод данных по любому критерию.
5. Наглядно представить данные таблицы в виде диаграммы.
6. Оформить форму одним из пяти типов.
7. Просмотреть на экране как будет выглядеть страница, печатаемой формы.
8. Распечатать форму.
9. Изменить вид и размер шрифта выбранных элементов.
10. Создать текущую дату.
11. Заключить поле и его подпись в рамку.
12. Для чего предназначены флажки и переключатели?
13. Как организовать ввод данных из других таблиц или запросов?
14. Как дополнить форму рисунками и другими графическими объектами?
15. Для чего составляются диаграммы?
16. Как можно выполнять вычисления в формах?